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Folha de Pagamento Online: quais são as vantagens para o RH?

Desburocratize as tarefas da área de Recursos Humanos com a folha de pagamento online. Conheça as vantagens de uma plataforma online!

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Folha de Pagamento no eSocial: como funciona?

Entenda os impactos do eSocial na folha de pagamento e saiba como se adaptar para esta nova realidade sem sofrer imprevistos negativos.

Usar o eSocial na folha de pagamento foi uma alternativa do Governo Federal para facilitar a gestão da atividade. Afinal, a quantidade de informações e a burocracia envolvidos nesta rotina onera demais os negócios.

O eSocial para a folha de pagamento permite unificar as informações que as empresas precisam enviar ao Governo. Assim, a fiscalização dos órgãos competentes também se torna mais eficaz.

A grande questão é que é necessário adaptar os processos para que o sistema funcione de forma correta. Caso contrário, informações importantes podem ficar de fora, fazendo com que o negócio fique suscetível à penalidades por parte da Receita Federal e do Ministério do Trabalho.

Entenda, a seguir, como a empresa deve se adaptar ao eSocial para a folha de pagamento.

Impactos do eSocial na folha de pagamento

É importante dizer que o eSocial não altera a legislação trabalhista. Seu impacto é na maneira como a folha de pagamento e demais rotinas trabalhistas serão declaradas e enviadas para a fiscalização.

Com isso em mente, é possível citar os seguintes impactos do eSocial na folha de pagamento:

1 - Controle e cruzamento de dados

O grande objetivo do eSocial, como falamos no início do artigo, é facilitar a fiscalização das empresas.

Com o sistema, os órgãos terão acesso a todas as informações em único ambiente digital. Sendo que, antes, estes dados ficavam segmentados em diferentes plataformas.

Dessa forma, o eSocial facilita a identificação de inconsistências e irregularidades. E isso significa que será necessário o dobro de atenção às rotinas da folha de pagamento para que nada passe despercebido.

2 - Mudança nos prazos para atualização

Até então, as atualizações trabalhistas podiam levar períodos maiores para serem registradas nos documentos oficiais. Com o eSocial na folha de pagamento, algumas atualizações vão precisar ser feitas imediatamente e, até mesmo, antes da ocorrência do fato.

A admissão de um funcionário, por exemplo, deve ser enviada no eSocial no cadastro inicial da admissão. Portanto, pode ser declarada antes do início do vínculo empregatício.

Antes, este processo poderia levar dias ou semanas para ser registrado. Portanto, a agilidade agora precisa ser muito maior.

3 - Mais rigidez na folha de pagamento

O eSocial na folha de pagamento garantirá mais controle sobre as informações prestadas. Com isso, será possível garantir de forma mais ativa a concessão de direitos como o abono salarial, FGTS e seguro desemprego.

Vale dizer que a mudança também impacta outro itens. Por exemplo, o contrato de trabalho será considerado como prazo indeterminado assim que passados os 90 dias ou o período de experiência. Independentemente das anotações na Carteira de Trabalho.

Qualquer acidente de trabalho, resultando ou não no afastamento, também deve ser comunicado via eSocial.

Por fim, ao comunicar o evento de aviso prévio no eSocial, o sistema já começa a aguardar automaticamente o envio do evento de rescisão ou cancelamento do aviso prévio. Portanto, essa é mais uma rotina na qual a empresa deve ficar de olho.

Como se adaptar com agilidade

O Governo criou um calendário especial para as micro e pequenas empresas se adaptarem ao eSocial. Os prazos já foram alterados algumas vezes, mas as últimas datas são:

  • Até janeiro de 2019: os empregadores precisam cadastrar as folhas de pagamento;
  • Até abril de 2019: as guias de informações à Previdência Social;
  • Até janeiro de 2020: dados referentes à saúde e segurança do trabalhador devem estar no sistema.

Além das entregas citadas acima, é fundamental que a empresa adote uma rotina que facilite a apresentação das informações ao eSocial. Neste sentido, muitas já buscam adequar os sistemas e captar as equipes para realizar a tarefa.

Aqui, contar com uma ferramenta de folha de pagamento online faz toda a diferença. Além de facilitar os processos internos conhecidos até então, a tecnologia agiliza a integração com o eSocial e evita falhas ou atrasos.

Com isso, a equipe de RH não precisa ficar o tempo todo focada em transmitir ao eSocial a folha de pagamento. Assim, é possível focar em tarefas mais estratégias e que terão o poder de agregar valor ao negócio.

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