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Gestão de vale-transporte do funcionário: leis e dicas

Todo trabalhador tem, por lei, direitos garantidos quando é contratado via carteira assinada: salário mínimo, 13º salário, férias remuneradas, auxílios e licenças em casos especiais. Mesmo com a Nova Lei Trabalhista, todos esses direitos continuam garantidos pela Constituição Federal.

Um desses direitos é o acesso ao vale-transporte, no qual o trabalhador compartilha os gastos de seu deslocamento ao trabalho com o empregador.

Nota-se que o VT não é considerado um benefício, mas sim uma obrigação que toda a empresa contratante tem com o seu funcionário.

Por que fala-se tanto em gestão de vale-transporte?

Se você já trabalha com a gestão de vale-transporte na sua empresa, sabe bem o quão trabalhoso é emitir e gerenciar o benefício de diversos funcionários simultaneamente.

Quando a empresa possui filiais em várias cidades, então, a tarefa se complica. Isso porque é necessário acessar o sistema de cada uma das operadoras de transporte, de cada cidade atendida. Para piorar, os sistemas são complicados, o que gera uma imensa dificuldade na hora de comprar créditos por parte do RH.

Além disso, algumas empresas transferem o valor do vale transporte mensal diretamente para o trabalhador, e assim perde-se o controle do quanto foi gasto naquele mês e também a oportunidade de fazer a gestão financeira dos créditos que não foram usados, otimizando custos.

Por exemplo: você sabia que se o trabalhador não utilizar todo o saldo do mês, no período seguinte a empresa não precisa depositar o valor cheio novamente e apenas completar o saldo necessário para o deslocamento naquele mês? 

Lembramos que o uso do vale-transporte é intransferível e o valor destinado deve ser utilizado exclusivamente para esse fim. Quando o trabalhador não necessita de transporte para se deslocar até a empresa, não há obrigação de pagamento desta verba.

Gestão de vale-transporte automatizada para ganhar produtividade!

Uma dica valiosa para quem precisa gerir o vale-transporte de forma inteligente e eficiente: utilizar um sistema de vale-transporte automatizado para tornar esse processo mais rápido.

Quais são as vantagens de contratar um sistema de gestão de vale-transporte?
  • É mais simples, já que você envia um único arquivo para o sistema com o pedido de transporte de todos os funcionários e o sistema fará o restante para você;
  • Aumenta a produtividade da equipe de RH, já que é mais rápido e menos trabalhoso
  • Evita erros de gestão, como o funcionário ficar sem vale-transporte.
  • Dependendo da plataforma utilizada, há a possibilidade de fazer unificação com outros benefícios, como pagamento de vale-refeição.

Cuidado com os erros de gestão!

Durante a gestão de vale-transporte, o controle de saldo, datas de depósito e ritmo de uso, ficam visíveis ao RH, mas é preciso tomar cuidado com algumas práticas que são ilegais e configura desrespeito às leis trabalhistas.

  • Não pagar: como dito anteriormente, é garantido por lei o pagamento do vale-transporte para quem necessita e é obrigatório a transferência do valor que cubra todo o trajeto e quantas conduções que o trabalhador necessita pegar;
  • Pagar em dinheiro: só é permitido quando não há estoque das passagens por parte da fornecedora;
  • Não há substituição por vale-combustível: as empresas podem fornecer o vale-combustível, mas nunca um em troca do outro;
  • O valor debitado do funcionário não pode ultrapassar 6%: sendo o vale-transporte um direito compartilhado entre as duas partes, há um valor máximo que a empresa pode descontar na fonte, não passando de 6% do salário mensal, independente do quanto há de gasto no transporte.

A gestão do vale-transporte é muito importante para as empresas, mas a gestão de forma correta se torna fundamental para se respeitar direitos e evitar prejuízos.

Oferecer ou não benefícios para os funcionários? 

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