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3 Dicas para o RH simplificar as obrigações do eSocial nas empresas

Saiba como implementar o novo sistema do eSocial na empresa de forma fácil, ágil e segura!

 

 

Toda mudança gera muitas dúvidas e requer adaptações. E, com a chegada do eSocial nas empresas, não poderia ser diferente.

Apesar de a mudança estar acontecendo desde 2018, a nova dinâmica para enviar informações ao Governo pode não estar muito clara a todos. Especialmente porque é preciso rever os processos internos para tornar as obrigações mais fáceis e ágeis.

O grande objetivo do eSocial nas empresas é unificar o envio dos formulários, declarações, termos e documentos informativos ao Governo. E isso vale tanto para as obrigações trabalhistas quanto fiscais e previdenciárias.

Com isso, o eSocial reduz a burocracia para o cumprimento das obrigações legais. No entanto, a maneira como as informações serão apresentadas, bem como o tempo de declaração, estão mudando.

As principais mudanças do eSocial nas empresas

Com a implantação do eSocial nas empresas, as informações passam a ser apresentadas praticamente em tempo real. Os tipos de eventos trabalhistas e os prazos de envio, portanto, precisam ser tarefas acompanhadas de perto pelo RH.

Talvez, esta seja uma das principais mudanças geradas com o novo sistema. Afinal, a dinâmica de envio para apresentar as informações mudou de maneira significativa.

Além disso, o eSocial vai facilitar a conferência das informações prestadas pelo Governo. E isso significa que a empresa tem menos margem para erros, ficando mais suscetível à multas.

Apesar das regras estarem mais rigorosas, no entanto, é possível tomar algumas atitudes na empresa para simplificar a adequação do eSocial nas empresas.

Como simplificar as obrigações do eSocial

1 - Capacitação e treinamento

O primeiro passo para facilitar o uso do eSocial nas empresas é a capacitação de colaboradores. Afinal, todos os envolvidos precisam entender como o sistema funciona e quais os novos prazos para a apresentação de informações.

Quanto mais conhecimento houver na empresa, maior será o domínio da plataforma. Assim, é possível garantir agilidade nos processos, bem como aumentar as chances de os dados serem transmitidos corretamente.

2 - Estruturação de processos internos

Outro ponto importante para que a adaptação corra de acordo está em voltar os olhares para os processos internos.

É fundamental que as tarefas estejam organizadas e sigam o mesmo cronograma que o exigido pelo eSocial. Assim, as informações podem ser levantadas de forma rápida e segura, evitando multas ou demais penalidades.

Tenha em mente que, com a chegada do eSocial nas empresas, deixar a coleta das informações para em cima da hora vai gerar uma série de riscos. Afinal, dados importantes podem ser deixados de lado ou, então, o tempo levado para reunir todas as informações pode ser maior do que o disponível para colocá-las na plataforma.

Por isso, a organização e a definição de processos claros é vital aqui. E, quanto mais alinhados eles estiverem, mais chances de vocês não deixarem nada passar em branco.

3 - Apoio de ferramentas

Vale dizer que garantir agilidade e conformidade para reunir e transmitir as informações ao eSocial, mesmo com muita organização, é algo difícil se realizado de forma manual.

Com a transmissão quase que em tempo real, esta é uma tarefa que começará a tomar o dia inteiro dos profissionais de RH. Com isso, você terá equipes voltadas a realizar trabalhos operacionais quase que constantemente. Deixando as atividades mais estratégicas de lado.

Por isso, é muito importante contar com ferramentas focadas na rotina do RH, que permitam integração com o eSocial e que facilitem todo o processo.

Assim, as rotinas se tornam automatizadas e você garante que as informações serão enviadas de maneira correta e dentro do prazo.

Além disso, todas as informações estarão centralizadas e organizadas em um só lugar. Facilitando a análise e o levantamento de dados, mesmo que surja algum imprevisto.

Por fim, uma ferramenta online ainda colabora para as auditorias internas. Dessa forma, a empresa se protege e garante com que a mudança acontece de forma natural e fácil.

 

 
Pagga Tecnologia
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